Proiectarea arhitecturii pentru integrarea sistemului de management a documentelor în sistemele cloud

Abstract

Prezenta teză de master este dedicată analizei și proiectării unei soluții moderne pentru managementul documentelor, bazată pe integrarea unui sistem ECM enterprise cu o platformă de colaborare cloud. Lucrarea abordează problematica gestionării eficiente, sigure și scalabile a documentelor digitale în contextul transformării digitale accelerate a organizațiilor, precum și necesitatea alinierii la cerințele actuale de securitate, interoperabilitate și trasabilitate. În cadrul primului capitol sunt analizate conceptele teoretice fundamentale privind sistemele de management al documentelor (DMS/ECM), soluțiile de tip cloud computing și modelele hibride de integrare. Sunt evidențiate tendințele actuale în digitalizarea proceselor documentare, automatizarea fluxurilor de lucru și asigurarea securității informațiilor. De asemenea, este realizată o analiză comparativă a principalelor soluții DMS existente pe piață, fiind identificate avantajele și limitările acestora. Capitolul al doilea este axat pe definirea cerințelor funcționale și nefuncționale ale soluției propuse, cu accent pe cerințele de securitate, control al accesului, versionare, audit și performanță. Sunt descrise scenariile de utilizare și fluxurile documentelor, care reflectă procesele reale din cadrul unei organizații moderne. În capitolul al treilea este propusă și detaliată o soluție practică de integrare între ELO ECM Suite și Nextcloud, bazată pe o arhitectură hibridă. Soluția utilizează API-uri REST, protocolul WebDAV și comunicații securizate prin HTTPS, asigurând transferul controlat al documentelor, gestionarea automată a permisiunilor, versionarea și logarea completă a acțiunilor. Este evaluată arhitectura propusă din perspectiva avantajelor, limitărilor și posibilităților de optimizare. Rezultatele obținute demonstrează fezabilitatea și relevanța soluției propuse, care răspunde cerințelor actuale ale organizațiilor în domeniul managementului documentelor. Lucrarea confirmă că integrarea dintre un ECM enterprise și o platformă cloud colaborativă poate constitui o bază solidă pentru dezvoltări ulterioare și pentru implementarea unor sisteme informaționale moderne, sigure și eficiente.

This master’s thesis is devoted to the analysis and design of a modern document management solution based on the integration of an enterprise ECM system with a cloud collaboration platform. The study addresses the challenges of efficient, secure, and scalable management of digital documents in the context of the accelerated digital transformation of organizations, as well as the need to align with current requirements related to security, interoperability, and traceability. The first chapter analyzes the fundamental theoretical concepts related to document management systems (DMS/ECM), cloud computing solutions, and hybrid integration models. Current trends in the digitalization of document processes, workflow automation, and information security are highlighted. In addition, a comparative analysis of the main DMS solutions available on the market is conducted, identifying their advantages and limitations. The second chapter focuses on defining the functional and non-functional requirements of the proposed solution, with particular emphasis on security requirements, access control, versioning, auditing, and performance. The use-case scenarios and document workflows are described, reflecting real processes within a modern organization. The third chapter proposes and details a practical integration solution between ELO ECM Suite and Nextcloud, based on a hybrid architecture. The solution employs REST APIs, the WebDAV protocol, and secure HTTPS communications, ensuring controlled document transfer, automated permission management, version control, and comprehensive logging of actions. The proposed architecture is evaluated in terms of its advantages, limitations, and optimization opportunities. The obtained results demonstrate the feasibility and relevance of the proposed solution, which meets current organizational requirements in the field of document management. The thesis confirms that the integration of an enterprise ECM system with a collaborative cloud platform can serve as a solid foundation for further development and for the implementation of modern, secure, and efficient information systems.